إدارة المشتريات
المفهوم:
إدارة المشتريات هي الجهة المسؤولة عن تأمين احتياجات المؤسسة من المواد والخدمات بالجودة المناسبة والسعر المناسب وفي الوقت المناسب، بما يضمن استمرارية العمليات وتحقيق الكفاءة التشغيلية.
الأقسام أو الجوانب الرئيسية:
- طلبات الشراء
- التوريد والموردين
- التفاوض والعقود
- مراقبة الجودة
- الجرد واستلام البضائع
- إدارة العلاقات مع الموردين
المهام الرئيسية:
1. تحديد احتياجات الإدارات المختلفة من المواد والخدمات.
2. البحث عن الموردين وتقييمهم والتفاوض معهم.
3. إعداد أوامر الشراء ومتابعة تنفيذها.
4. إدارة العقود والاتفاقيات مع الموردين.
5. التنسيق مع المستودعات لفحص واستلام المواد.
6. مراقبة جودة المشتريات وضمان التوريد المستمر.
التطلعات:
- تقليل تكاليف الشراء دون التأثير على الجودة.
- بناء علاقات استراتيجية طويلة المدى مع الموردين.
- ضمان التوريد المستمر لتفادي توقف العمل.
- تحسين دورة الشراء من خلال الأتمتة والتحول الرقمي.
- تطوير قاعدة بيانات للموردين وتحديثها باستمرار.
- التوافق مع السياسات الشرائية والمالية الداخلية.
التوصيات:
- اعتماد نظام رقمي لإدارة المشتريات (مثل ERP).
- توثيق جميع مراحل عملية الشراء.
- تطبيق سياسات شراء واضحة وعادلة.
- مراقبة أداء الموردين بشكل دوري.
- تحديد صلاحيات الشراء وتوزيع الأدوار بوضوح.